Comment choisir votre logiciel RH?

Au premier abord, vous pourriez avoir l’impression que la plupart des SIRH se ressemblent et offrent des avantages similaires, mais la réalité est tout autre : plusieurs éléments distinguent les différentes solutions offertes sur le marché et il est important de les prendre en compte lorsque vient le temps de choisir un logiciel de gestion des ressources humaines pour votre organisation. Tout doit être analysé : des modules disponibles à la taille des entreprises pour lesquelles la solution est optimisée, en passant par les intégrations possibles à d’autres technologies. Maintenant, comment vous assurer de faire le bon choix? 

 

Avant de prendre la décision d’implanter une nouvelle technologie au sein d’une organisation, il est important de comprendre l’objectif et les implications de l’outil choisi. Voici donc, en premier lieu, la définition d’un logiciel de gestion des ressources humaines :

 

Un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) est un système gérant un ensemble de briques logicielles permettant d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines et d’en assurer un suivi.  [1]

 

Pourquoi implanter un SIRH?

C’est bien connu, les ressources humaines sont l’actif le plus important d’une organisation, d’où l’importance d’en assurer une gestion optimale, et c’est précisément ce que l’implantation et la bonne utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines accomplissent. Économies de temps et d’argent, amélioration de la gestion d’une multitude de processus au quotidien, les avantages du SIRH sont nombreux. En voici quelques-uns.

 

  1. Centralisation de l’information en un seul système 

Rapatrier les informations des différents outils RH au sein d’un seul système vous permet d’avoir accès à toutes les données relatives à vos employés de manière rapide et efficace. L’avantage d’une technologie infonuagique comme un SIRH est de permettre d’avoir accès à votre outil, peu importe votre emplacement et l’appareil utilisé. Ainsi, vous pouvez consulter vos données et votre tableau de bord RH quand bon vous semble, où que vous soyez.

 

  1. Élimination de la double saisie de données

Avoir toutes vos informations RH à même un seul système vous permet d’éviter de recopier les données à différents endroits. L’information que vous saisissez dans un module, par exemple, sera transcrite automatiquement dans les autres modules de votre système. Plus question de recommencer un travail qui a déjà été fait!

 

  1. Optimisation de votre temps

En ayant accès à toutes les informations dont vous avez besoin dans un seul système et en évitant la double saisie de données, il va de soi que votre temps sera grandement optimisé. De plus, les différents modules d’un logiciel RH vous permettent d’accéder à vos données plus rapidement et ainsi d’en faire des analyses de façon plus efficace.

 

  1. Intégration de votre solution à d’autres systèmes et maximisation de la performance de vos outils

Comme le SIRH devient le premier système utilisé dès l’embauche d’un employé, et ce, jusqu’au moment où il quitte l’entreprise, et qu’il contient les données essentielles sur tous les employés, il est intéressant de considérer son intégration à vos autres technologies RH (paie, présence, etc.). De telles intégrations vous permettent de rendre votre infrastructure numérique encore plus efficace.

 

  1. Stratégie dans votre organisation

Cessez de perdre du temps à faire de la gestion administrative et prenez-en pour réfléchir à des stratégies pour votre organisation! L’utilisation d’un SIRH vous permettra de justifier vos actions de manière concrète et de mesurer leur impact sur votre organisation.

 

Comment choisir son logiciel RH?

Maintenant que vous êtes convaincu que l’implantation d’un SIRH vous garantit un avantage concurrentiel, comment choisir une solution adaptée à vos besoins et à votre réalité d’entreprise?

 

  1. Déterminer les éléments essentiels

La première étape consiste à déterminer les éléments essentiels et à les prioriser pour vous permettre d’optimiser vos processus actuels. La détermination des enjeux rencontrés par votre organisation et de ses besoins spécifiques vous permettra d’orienter vos recherches de fournisseurs.

 

  1. Inclure tous les individus concernés au processus

Comme l’implantation de la solution RH aura un impact sur toute l’organisation autant au point de vue technologique qu’opérationnel, il est fortement suggéré d’inclure les joueurs stratégiques de l’entreprise ainsi que ceux qui seront touchés par ce changement au processus décisionnel, et ce, dès le début, afin d’optimiser votre temps et d’éviter à tous de mauvaises surprises. De plus, en équipe, vous serez en mesure de définir le budget qui peut être accordé au projet et de déterminer s’il pourra se réaliser à court, moyen ou long terme.

 

Cliquez ici pour télécharger notre guide Comment choisir votre logiciel RH et référez-vous à la page Infrastructure numérique pour visualiser l’impact du logiciel au sein de votre organisation

 

  1. Définir les fournisseurs potentiels

Après avoir déterminé vos besoins, considéré les différents intervenants pour le projet et défini le budget, vous aurez suffisamment d’informations pour choisir la meilleure solution pour votre organisation. L’étape de planification des démonstrations est importante, car elle vous permettra de visualiser la plateforme et de déterminer si celle-ci répond à vos besoins.

 

Comme nous savons que choisir un logiciel RH qui répond à tous les besoins de votre entreprise peut s’avérer une tâche longue et complexe, nous avons mis sur pied un outil gratuit pour vous aider dans votre prise de décision. Cet outil est disponible dans le guide, que vous pouvez télécharger ici.

 

  1. Aborder les questions importantes

Comme il est primordial de vous assurer de la sécurité et de la pérennité du système que vous choisirez, voici une liste non exhaustive de questions qu’il est important de vous poser – et de poser aux représentants avec qui vous ferez affaire.

 

  • Suis-je propriétaire de mes données et suis-je en mesure de les exporter en tout temps?
  • Le système permet-il de limiter l’accès à certaines données à des membres spécifiques de l’organisation?
  • Est-ce un système installé ou une technologie infonuagique?
  • Le système évolue-t-il avec le temps, les tendances et la réalité de mon entreprise?
  • Quelle est mon implication concernant le maintien et la mise à jour du système?
  • Le prix est-il adapté au budget défini à la réalité financière de mon entreprise?
  • Est-ce que le logiciel permet de combler les besoins considérés prioritaires par l’organisation?
  • Est-ce que l’équipe de développement et soutien technique comprend ma réalité ainsi que celle de mon organisation?

 

Pour conclure

Le changement, quel qu’il soit, suscite toujours plusieurs questions et apporte son lot de défis au sein d’une organisation. L’implantation d’une technologie RH n’y fait pas exception. Pour éviter un choix inadéquat en raison de besoins mal définis ou encore d’une mauvaise compréhension du logiciel par les usagers, il est primordial de prendre en compte l’accompagnement offert tout au long de l’implantation du système dans le choix de votre fournisseur.

 

Vous souhaitez en apprendre davantage sur nos solutions et notre processus d’implantation? Laissez à notre équipe d’experts le soin de vous accompagner dans le choix d’une solution adaptée à vos besoins.

 

 

 

[1] https://www.journaldunet.com/solutions/intranet-extranet/sirh/

 

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