Accueil et intégration : l’importance de la première impression

C’est votre premier jour dans votre nouvel emploi. Personne ne vous a dit où vous stationner. On vous a demandé de vous présenter au bureau à 8 heures, mais à votre arrivée personne n’est là pour vous accueillir, et la réceptionniste ne sait pas qui vous êtes. Quelques minutes plus tard, le responsable des ressources humaines arrive, s’excuse pour son retard et vous indique une porte, celle menant à votre nouveau bureau. Il vous dit de vous installer confortablement parce que « vous aurez beaucoup de lecture à faire! ». Effectivement, toute la journée, vous restez dans votre bureau et passez en revue les documents qu’il vous a apportés. Résultat? Vous rentrez chez vous déçu et un peu découragé, en vous demandant si vous avez fait le bon choix en acceptant cet emploi.

 

Naturellement, aucun employeur ne voudrait laisser une impression négative à un nouvel employé après sa première journée. Néanmoins, la réalité est que plusieurs gestionnaires ne sont pas conscients de l’importance d’un bon processus d’accueil et intégration.

 

Qu’est-ce qu’un bon processus d’accueil et intégration?

 

Le mot d’ordre pour un onboarding réussi? Adapté. Le processus doit être adapté à l’entreprise et à sa culture, mais aussi au poste du nouvel employé et, parfois, au département dans lequel il se trouve. Bien que l’objectif d’un plan d’accueil et intégration soit toujours le même, dans la mise en place de certains de ses aspects, il est important de prendre en compte les différentes réalités avec lesquelles les employés conjugueront quotidiennement. Par exemple, l’assignation d’un mentor devrait être faite en fonction du département.

 

Il est aussi important de considérer l’individu derrière l’employé. Soyez flexible, offrez différentes options. Certaines personnes seront à l’aise de se présenter devant toute une équipe, d’autres, moins. Certains apprennent mieux par la lecture, tandis que d’autres ont besoin de mettre en application pour bien comprendre. Posez des questions et assurez-vous que l’employé est lui aussi à l’aise de le faire. C’est là l’essence même d’un bon onboarding, aider l’employé à se familiariser à son environnement de travail et s’assurer qu’il s’y épanouira. 

 

Enfin, un bon processus d’accueil et intégration se doit d’être efficace. L’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources humaines peut s’avérer une option très intéressante, notamment pour la mise en place d’une structure, l’automatisation de certaines tâches et un suivi global de la progression de l’employé tout au long du processus.

 

 

Les avantages d’un onboarding réussi

 

Vous avez finalement déniché la fameuse  perle rare? Vous avez tout intérêt à miser sur votre plan d’accueil et intégration! Saviez-vous qu’un bon programme d’intégration permettrait d’augmenter le taux de rétention de 40 %? Si on dit d’un bon onboarding qu’il est le premier pas vers la rétention, ce n’est là que l’un de ses nombreux avantages pour votre organisation.

 

  • Mobilisation des employés

La première impression est cruciale. Faites de l’accueil de vos nouveaux employés une occasion pour eux de développer rapidement un sentiment d’appartenance avec votre organisation. Une bonne intégration peut également être une excellente source de motivation pour vos nouveaux employés et les stimuler à donner le meilleur d’eux-mêmes. Un accueil chaleureux favorisera la mobilisation de votre personnel.

 

  • Attraction 

À l’ère du numérique et des réseaux sociaux, un processus d’accueil original est une excellente façon de vous démarquer et de promouvoir votre marque employeur. Vos employés sont vont meilleurs ambassadeurs et la plupart d’entre eux se feront un plaisir de vous aider à faire rayonner votre organisation.

 

  • Meilleure communication

Pour un nouvel employé, il peut être intimidant de prendre sa place et de poser des questions. Un bon processus d’intégration devrait encourager les employés à communiquer en leur donnant une occasion pour le faire, par exemple une période de questions. Une telle initiative favorisera une culture de communication ouverte dans votre organisation.

 

  • Réduction du taux de roulement

Saviez-vous que plus de la moitié des départs volontaires ont lieu moins d’un an après l’entrée en poste? Un taux de roulement trop élevé peut coûter très cher à une entreprise et à sa réputation. Votre processus d’accueil et intégration est une occasion pour vous de vous présenter sous votre meilleur jour, de faire bonne première impression et de motiver vos nouveaux employés afin qu’ils aient envie de s’impliquer dans votre entreprise.

 

 

Comment s’y prendre?

 

Comme vous avez pu le constater, les avantages d’un bon processus d’accueil et intégration sont multiples. Maintenant, comment en mettre un en place et vous assurer de son efficacité?

 

Tout d’abord, la désignation d’un responsable vous facilitera grandement la tâche. Bien que cette étape puisse sembler évidente, force est de constater que plusieurs organisations négligent l’importance d’une préparation adéquate, qui implique, suite à l’élaboration des différentes étapes du processus, l’assignation de chacune de celles-ci à un responsable. En effet, le simple fait de désigner quelqu’un responsable d’une tâche diminuera significativement les chances qu’elle soit négligée ou carrément oubliée. 

 

Chez nous, il s’agit de Dominique Archambault, notre coordonnateur RH. Dominique a mis sur pied un processus complet et adapté selon les différents postes de l’entreprise. Pour Dominique, tout bon processus d’onboarding devrait prendre en compte le capital le plus important d’une organisation : ses employés. Selon lui, il peut être très pertinent d’impliquer les employés actuels de l’entreprises pour maximiser les idées. L’expérience personnelle de chaque employé offre une perspective nouvelle du processus d’accueil et intégration : ce qui a été apprécié, ce qui l’a moins été, des idées originales, etc. 

 

 

Les incontournables avant l’arrivée de l’employé

 

  • Espace de travail approprié

Assurez-vous que l’espace de travail est approprié et que le nouvel employé ne manquera de rien (outils de travail, bureau, différents accès, etc.).

 

  • Pochette d’accueil informative

Il peut s’agir d’une pochette virtuelle et/ou papier avec tous les outils nécessaires pour l’entrée en poste. Dominique recommande même de l’envoyer quelques jours avant l’arrivée de l’employé pour que celui-ci soit mieux préparé à son arrivée. Vous pouvez y inclure plusieurs documents : le manuel d’employé, le code d’éthique, l’histoire de l’entreprise, les informations concernant les assurances et les autres avantages, etc. Soyez créatif! « J’ai déjà vu, dans une pochette d’accueil, une image qui montrait à l’employé comment organiser son espace de travail de façon ergonomique. J’ai trouvé ça vraiment cool! », raconte Dominique. Il conseille toutefois de ne pas surcharger l’employé, le contenu de la pochette doit être concis et pertinent.

 

  • Courriel de bienvenue 

Le message peut venir du président ou encore du supérieur immédiat du nouvel employé. Selon Dominique, ça importe peu. Il ajoute : « L’important, c’est d’envoyer un courriel! Pour moi, c’est un élément clé. Ça dit à l’employé : On a hâte que tu arrives! »

 

  • « Starter pack » 

On le voit dans de plus en plus d’entreprises. Il peut être très intéressant, tant pour vos employés que pour votre marque employeur, de leur fournir divers articles promotionnels. Il y a les classiques : tasse, bouteille d’eau, crayon.  Mais n’hésitez pas à sortir des sentiers battus, laissez aller votre imagination pour susciter l’effet « wow »!  

 

  • Personne ressource

Le parrainage est une pratique très appréciée par les employés. Assigner un employé plus expérimenté à votre nouvelle recrue l’aidera à se familiariser avec son environnement de travail et l’équipe et favorisera son intégration. 

 

 

Dominique nous rappelle qu’il important d’être créatif tout au long du processus, qui, selon lui, devrait s’étendre sur plusieurs mois. « La créativité, c’est la clé et c’est ce qui fait la différence. », dit-il. C’est aussi un fort message de la marque employeur à l’interne. Un bon processus d’accueil et intégration démontre aux employés que l’organisation tient à eux.

 

Finalement, nous vous recommandons aussi fortement l’utilisation d’un SIRH pour faciliter votre gestion du processus d’onboarding. Le module Accueil et intégration d’Allié RH vous permet notamment de définir des actions à poser et de les assigner à différentes personnes, vous assurant ainsi qu’elles seront complétées selon l’échéancier prévu. Il est aussi pertinent de mentionner que ces informations se trouvent sur la page d’accueil de l’interface et que des rappels vous seront envoyés si certaines tâches sont en retard.

 

Et vous, avez-vous un processus d’accueil et intégration bien établi pour vos nouveaux employés?

N’hésitez pas à demander conseil à nos experts RH

 

 

 

Sources :

https://www.bdc.ca/fr/articles-outils/employes/recruter/pages/integration-nouvel-employe-les-etapes-incontournables.aspx

 

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