Simplifiez la gestion des vacances de vos employés

Avec l’arrivée de l’été viennent les vacances de vos employés… et toute la gestion du processus de leur planification! Les employés vous font leurs demandes par courriel, des dizaines de formulaires commencent à s’accumuler sur votre bureau et vous ne savez plus où donner de la tête. Il est vrai que sans système mis en place, il peut être assez difficile de s’y retrouver, de répondre à toutes les demandes et, surtout, de le faire de façon efficace. 

 

La planification des vacances est un mal nécessaire, car tous les employeurs qui ont à coeur le bien-être de leurs employés s’entendent sur ce point : les vacances sont essentielles. Elles aident à prévenir l’épuisement professionnel, entraînent une hausse de productivité et améliorent le moral des employés, pour ne nommer que quelques bienfaits.

Et si on vous disait que vous n’avez pas à vous casser la tête avec la gestion des vacances?

L’avènement des technologies RH pour les PME a rendu possible la centralisation de l’information et l’optimisation de plusieurs processus du domaine des ressources humaines, incluant la gestion des absences et des vacances. Il va sans dire que l’utilisation d’un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) contribue à la maximisation du potentiel d’une organisation, ne serait-ce que pour la structure et les gains en productivité qu’il lui apporte.

Avec le module Absences et vacances et le système libre-service d’Allié RH, vos employés peuvent faire leurs demandes en ligne. Après avoir reçu une notification instantanée par courriel, vous pourrez les consulter et les approuver en seulement quelques clics! Tant les demandes de vacances que celles reliées à tout autre type d’absence peuvent être traitées de cette façon. Pour avoir une vue d’ensemble, il vous suffit de consulter le calendrier, auquel les vacances sont ajoutées automatiquement suite à l’approbation du gestionnaire. 

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Nos trois astuces pour vous faciliter la vie… encore plus!

  1. Établissez des règles  Pendant la période estivale, certaines semaines sont plus prisées que d’autres et plusieurs employés sollicitent les mêmes journées. Comment s’assurer d’être équitable dans ce cas? Établissez les règles d’avance! Que vous accordiez les vacances en fonction de l’ancienneté ou selon la politique du « premier arrivé, premier servi », assurez-vous que vos employés soient au courant. De cette façon, vous éviterez déceptions et conflits.
  2. Soyez organisé  Donnez à vos employés des dates limites pour les demandes de congé. Cela vaut encore plus si vous accordez les vacances selon l’ancienneté. Plus vous vous y prenez d’avance, mieux vous arriverez à planifier l’absence des employés qui occupent des postes-clés au sein de votre entreprise, par exemple. Nous vous recommandons aussi de communiquer le calendrier des vacances à vos employés, qui, eux aussi, auront parfois à s’adapter pendant l’absence d’un collègue.
  3. Rendez les vacances obligatoires (ou encouragez-les fortement!)  Bien que la loi ne permette pas à un employeur de remplacer les vacances par une indemnité compensatoire (sauf dans quelques cas spécifiques), il est encore commun d’observer cette pratique en entreprise. On l’a mentionné précédemment, mais on insiste : les vacances ont d’énormes bienfaits sur les employés. Ils vous reviendront revigorés, motivés et plus productifs! C’est sans compter la gratitude qu’ils ressentiront en sentant que leur bien-être est important aux yeux de leur employeur. A-t-on besoin de vous le rappeler? Un employé heureux est un employé performant! 
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